Gadget: Sinkronisasi data di HP vs Outlook

Punya HP atau PDA canggih? kadang kita tak bisa mengoptimalkan seluruh feature2 yang ada (norak ach...!) salah satunya fasilitas syncML, dimana kita bisa sinkronisasikan data antara HP dgn Microsoft Outlook. Sebenarnya kita bisa melakukannya via Bluetooth, infrared atau kabel data tetapi itu belum cukup bagi orang yang sok bermobilitas tinggi (kayak Abah). Mereka selalu membutuhkan jadwal kegitan calendar , e-mail, personal contacts atau task yang harus selalu up to date bisa di access, diperbaharui kapan saja dan dimana saja. Tentunya dengan cepat dan mudah tanpa dukungan laptop, kabel data dll.

Ada cara jitu,......

yaitu via external server baik yang gratisan maupun yang berbayar, beberapa persyaratan yang diperlukan:
1. HP atau PDA yang mempunyai fasilitas syncML
2. HP atau PDA mempunyai fasilitas (GPRS, 3G, WAP)
3. Microsoft Outlook atau yang lainnya
4. Mempunyai account di salah satu external server

untuk yang berkantong tipis kita cari software gratisan buat di pasang/ flug in di Outlook yaitu http://funambol.com atau http://sync4j.org. Berikutnya mencari server external sebagai perantara backup data kita, diantaranya http://o-sync.com , http://syb.com atau http://scheduleworld.com. masing-masing mempunyai kekurangan dan kelebihannya tetapi saya lebih suka pakai yang o-sync.com karena lebih user friendly.

I. Create account di external server
Langkah awal create account di http://o-sync.com lakukan sedikit explorasi untuk lebih mengetahui benefitnya lalu isi setting parameter(*) di HP. Lakukan uji coba sinkronisiasi antara HP dengan server tsb dan jangan lupa set koneksi GPRSnya. Saya melakukan uji coba memakai Motorola E398 dan A780 dan Asyik berhasil euy…......!
(*) Server url : http://sync.o-sync.com
User name: nama pada saat anda daftar/ login
Password : sama pada saat login
Port : 80 (bila diperlukan saja)
Kemudian set application URI yang akan di sinkronisasikan sbb:
Calendar = ./calendar
Contact = ./contact
Task =./task
Note = ./note
Setelah berhasil terkoneksi dan sinkronisasi data antara HP dgn server o-sync, segera cek di servernya apakah data yang ada di HP sudah ter-update! begitu juga sebaliknya apakah data yang ada di server (bila ada) sudah terkirim ke HP (sinkronisasi dua arah).

II. Install Plug in di Outlook
Apabila langkah di atas sudah berhasil, maka kini kita focus ke flugin di Outlook. Download softwarenya di http://funambol.com atau http://sync4j.org setelah terinstall, maka secara otomatis pada saat menjalankan Outlook akan muncul menu tambahan di pojok kanan atas “sync4j” atau “funambol” (tergantung versi mana yang di download) . Segera setting parameter(*) yang dibutuhkan:
Click communication setting kemudian masukan parameter dibawah ini:
(*) Syncserver URL : http://sync.o-sync.com
User name: nama pada saat anda daftar/ login
Password : sama pada saat login
Click synchronization setting kemudian centang data yang akan di sinkronisasikan (contacts, calendar, task dan notes)
Click remote setting kemudian isi paramer di bawah ini
Contact name =./contact
Calendar name =./calendar
Task name =./task
Note name =./notes

III. Uji coba
Langkah terakhir lakukan uji coba sinkronisasi antara Outlook dengan o-sync server, cek apakah data yang ada di Outlook sudah ter-update demikian juga sebaliknya data yang dari HP sudah ada ada di Outlook. Supaya data selalu ter-update secara otomatis maka set fasilitas otomatis yang ada di flug in Funambol misalnya setiap jam 4 sore sebelum pulang kantor, dengan demikian setiap ada tambahan atau perubahan calender, contact dll di Outlook maka akan terupdate di HP demikian juga sebaliknya. Nah sampai sini tetunya sudah tidak ada alasan “Boss sorry kaga bisa ikut meeting habis tidak ada informasi sebelumnya!”. Kini semua jadwal kegiatan bisa terkontol dengan baik tanpa perlu membawa laptop, kabal data dll.

Note : untuk sinkronisasi via GPRS biaya base on kilobyte data yang di upload dan download juga base on rupiah dari provider masing2, so harap hati-hati jangan sampai mo kelihatan melek teknologi malah jadi tekor dompet, kecuali memang dibayar oleh kantor. Ada cara lain yang lebih murah bahkan gratis sama sekali tetapi membutuhkan sedikit tehnik dan uji coba berkali-kali yaitu mengsingkronisasikan dengan Google Calendar.

Selamat berjuang dan semoga berhasil.


~ Baca berita terkait: http://engtech.wordpress.com/2006/08/11/the-holy-grail-of-synchronization-how-to-synchronize-microsoft-outlook-multiple-locations-google-calendar-gmail-ipod-and-mobile-phone-with-funambol-scheduleworld/